Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen
Mit dem Projekt zur Neuausrichtung der Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen, kurz
„CIO-Projekt“, wählte das Land Sachsen-Anhalt einen modernen und praktischen Weg, der den Ansprüchen an die Digitalisierung in der Verwaltung gerecht wird.
Zum ersten Mal konnten Kommunen mit ihrer Teilnahme direkt auf die Entscheidungen und Maßnahmen des Landes einwirken. Das Land erfuhr direkt aus der Arbeitsebene, an welcher Stelle Entwicklungen gestützt und Lücken gefüllt werden müssen. Das in 10/2023 erfolgreich abgeschlossene "CIO-Projekt" war ein erster Schritt in eine aktive dauerhafte Zusammenarbeit aller Ebenen mit dem Ziel, die Digitalisierung effizient und zielgerichtet umzusetzen. Erste Erfolge zeigten, dass Bernd Schlömer, Beauftragter der Landesregierung für die Informationstechnik (CIO), mit dem neuen Ansatz einen in Deutschland einmaligen Prozess angestoßen hat, welcher von allen mitwirkenden Teilnehmern als sehr wertvoll wahrgenommen wurde.
Arbeitsgruppen und Arbeitsweise
Jede Arbeitsgruppe AG 1 - Kooperationsmodell, AG 2 - Strategie und Umsetzung, AG 3 - Finanzen, AG 4 - Kommunikation, AG 5 - Technik hatte dabei einen spezifischen Themenschwerpunkt. Die Fragen zur Digitalisierung konnten so von allen Seiten betrachtet und entsprechend beantwortet werden. In den fünf Arbeitsgruppen (Organigramm) wurden bis zum Projektende viele wichtige und dringliche Fragen zur Digitalisierung aufgearbeitet und abschließend in einem Ergebnisdokument zusammengefasst. Dieses strategische Projektergebnisdokument bietet die Möglichkeit auf allen Ebenen den Grundstein für die weitere digitale Zukunft in der Verwaltung im Land Sachsen-Anhalt legen.
Das Projekt wurde mit den modernen Methoden des Projektmanagements und weitestgehend online durchgeführt. Die Anwendung von digitalen Werkzeugen ermöglichte allen projektmitwirkenden Teilnehmern eine größtmögliche Effizienz und vermittelte wichtiges Anwendungswissen.
Die Erarbeitung der Inhalte fand in agilen selbstorganisierten Teams statt. Dabei beschäftigten sich die Teams in den Arbeitsgruppen mit allen aufgeworfenen Fragen rund um die Digitalisierung. Das regelmäßige Korrektiv der Arbeitsgruppen, im zweiwöchigen Rhythmus, ermöglichte eine qualitative Betrachtung der formulierten Antworten. Abgerundet wurde dies durch Plenarsitzungen, jeweils nach drei Treffen der Arbeitsgruppen, in denen die Projektergebnisse vorgestellt und diskutiert werden. Dieser Projektaufbau ermöglichte ein großes Themenspektrum mit möglichst wenig Gesamtaufwand zu bearbeiten. Dies kann eine Vorlage für zukünftige Zusammenarbeitsstrukturen sein.
Die aktive Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten - in einer hierarchiefreien und konstruktiven Kommunikation - funktionierte gut und bietete allen eine einmalige Chance ihre Bedarfe einzubringen. Ein weiterer Vorteil dieser Zusammenarbeit ergab sich durch die wachsende Vernetzung sowie den regen Erkenntnisaustausch im Projekt. Abgerundet wurde die Projektarbeit durch interessante Impulsvorträge, welche Informationen rund um das Thema Digitalisierung vermittelten.
Informationen aus den Plenarsitzungen
Erste Plenarsitzung
vom 02.03.2023
Die erste Plenarsitzung fand am 02.03.2023 statt. In den Räumen des Ministeriums für Infrastruktur und Digitales (MID) konnten mehr als 45 mitwirkende Teilnehmer begrüßt werden. Herr Bernd Schlömer eröffnete die Sitzung. Moderiert haben Franz-Reinhard Habbel und Benedikt Habbel.
Nach den ersten drei Treffen jeder Arbeitsgruppe stand die erste Plenarsitzung unter dem Motto „Organisation“. Zunächst wurde der erste Block mit dem Schwerpunkt auf der Organisation abgeschlossen. Seitens der Projektleitung wurde berichtet, dass nun alle mitwirkenden Teilnehmer vollständig über Projektablauf die angebotenen Projektwerkzeuge informiert wurden. Zu diesem Zeitpunkt wurden erste Ergebnisse im Projektlauf erzielt und zwei Arbeitsgruppen konnten bereits ihre Themen abschließend besprechen.
Im Mittelpunkt des zweiten Teils der Sitzung stellten alle Arbeitsgruppen ihre abgeschlossenen und aktuellen Themen vor und gaben Raum für Nachfragen und Diskussion der erstellen Ergebnisse. Den Abschluss der ersten Plenarsitzung bildete eine offene Diskussion mit der Möglichkeit, sich zu vernetzen und Fragen an die Projektleitung sowie das MID zu stellen.
Folgende Themen wurde vorgestellt:
- Schlanke Kooperationsmodelle
- zentrales PMO (Project Management Office)
- Priorisierung, Was brauchen Kommunen jetzt?
- Basisdienst "Sicherer Basistransport"
- Finanzierung der Mehrbelastung durch die Digitalisierung?
- Welche Bausteine sollten vom Land finanziert werden?
- Landesweite Arbeitsgruppen ermöglichen?
- Zentrale und Themenübergreifende Kollaborationsplattform
Zweite Plenarsitzung
vom 11.05.2023
Unter dem Motto „Themenarbeit“ kamen im Rahmen der 2. Plenarsitzung am 11.05.2023 mehr als 40 Teilnehmer in den Räumen des Ministeriums für Infrastruktur und Digitales (MID) zusammen. Herr Bernd Schlömer eröffnete das Meeting. Moderiert haben Franz-Reinhard Habbel und Benedikt Habbel.
Nach insgesamt sieben Treffen in den Arbeitsgruppen konnten in der zweiten Plenarsitzung große Fortschritte in der Themenarbeit aufgezeigt werden. Aus allen Arbeitsgruppen wurden 26 Themen vorgestellt und diskutiert. Die Arbeitsgruppen schließen so im Projektverlauf bereits neun Themen ab. Alle Teilnehmer haben zu den vorgestellten Inhalten diskutiert und ihre Meinung eingebracht.
Ein besonderes Highlight stellte die Vorstellung der Strategie 2030 aus dem Land Sachsen-Anhalt dar. Hierbei ermöglichte die eindrückliche und informative Keynote den Austausch mit kommunalen Vertretern.
Den Abschluss bildete eine offene Diskussion mit der Möglichkeit, sich zu vernetzen und Fragen an die Projektleitung sowie das MID zu stellen.
Folgende Themen wurden neu vorgestellt:
- Leistungsbausteine und Zuständigkeiten Zusammenarbeitsstruktur
- Leistungs- und Aufgabenabgrenzung zwischen Land/Kommune und Dienstleister
- Ermittlung konkreter Unterstützungsbedarf der Kommunen (Gemeinden, Landkreise, Städte)
- Exemplarische Nachnutzung von EfA-Diensten durch Kommunen
- Digitalisierungsstrategie des Landes
- Einbindung von Startups via Gov-Tech
- Optimierung von Verwaltungsprozessen zur ganzheitlichen Digitalisierung
- IT Sicherheit /Cybersicherheit
- Ideen der Strategie 2030 vorstellen und transportieren
- Gemeinsame Weiterbildungen / Schulungen welche Modelle sinnvoll?
- "Wie verlieren wir die kleinen Kommunen nicht" Kommunikation für alle
- Basisdienst: Form Solution
- Basisdienst: ePayment
- Zentrale Benutzerverwaltung (MA)
- Kommunale Fachverfahren
Die dritte Plenarsitzung findet im Juli statt.
Dritte Plenarsitzung
vom 04.07.2023
Am 4. Juli 2023 wurde das dritte Plenum des CIO-Projekts abgehalten, bei dem der erste Projektteil erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Insgesamt wurden 43 Themen bearbeitet und entsprechende Dokumentationen erstellt. Die aktive Beteiligung vieler Kommunen ermöglichte es, die meisten der in den vorherigen Workshops erarbeiteten Themen zu diskutieren.
Das Plenum wurde von Franz-Reinhard Habbel und Benedikt Habbel moderiert. CIO Herr Bernd Schlömer eröffnete die Veranstaltung mit einer Grußbotschaft. Im ersten Teil wurde den Teilnehmern ein Überblick über den aktuellen Stand des Themenfelds Bildung gegeben. Frau Katrin Hauenschild aus dem Referat 55 hielt dazu eine informative Keynote. Anschließend präsentierten die Arbeitsgruppen ihre Ergebnisse und es gab Raum für Fragen und Anregungen.
Alle Arbeitsgruppen konnten den ersten Projektteil, der sich auf die Informationsaufnahme konzentrierte, positiv abschließen. Für den zweiten Teil, die Erstellung des Leitfadens, wurden ausreichende Grundlagen gelegt und wichtige Lösungsvorschläge sowie Anregungen dokumentiert. Jede Arbeitsgruppe hat dabei ihren eigenen Arbeitsstil gefunden.
Folgende Themen wurden neu vorgestellt:
- Schlanke Kooperationsmodelle: 3 Ebenen einbinden; Land Sachsen-Anhalt/ Landkreise / Kommunen
- Leistungsbausteine und Zuständigkeiten Zusammenarbeitsstruktur
- Ermittlung konkreter Unterstützungsbedarf der Kommunen (Gemeinden, Landkreise, Städte)
- Angepasstes Betriebsmodel KITU - Weiterentwicklung der interkommunalen Zusammenarbeit in und mit der KITU
- IT-Sicherheit /Cybersicherheit – Wie strategisch unterstützen?
- Entwicklung von Leitfäden für die Kommunen zu den verschiedenen Themen
- Die 6 Säulen der Finanzierung – Ein Vorschlag zur Anschubfinanzierung vom CIO
- Finanzierung Basisdienst am Beispiel ePayment
- IT-Informationssicherheit finanzieren
- Ideen der Strategie 2030 vorstellen und transportieren
- "Wie verlieren wir die kleinen Kommunen nicht" Kommunikation für alle
- Gemeinsame Weiterbildungen / Schulungen - Welche Modelle sind sinnvoll?
- Kommunikationskanäle - Wen erreichen wir wie und welche Kanäle werden genutzt?
- Basisdienst: ePayment
- Kommunale Fachverfahren konsolidieren und Schnittstellen anschauen
- KI und Nutzungsmöglichkeiten für die Digitalisierung der Verwaltung
- eShop – Basisdienst zur Bereitstellung von Onlinediensten für Sachsen-Anhalt
Vom 15. August bis zum 30. September werden im dritten Teil des Projekts die Ergebnisse zusammengeführt und die Teilnehmer haben die Möglichkeit, diese zu überarbeiten. Dieser Teil und somit das Gesamtprojekt werden durch das vierte Plenum abgeschlossen.
Vierte Plenarsitzung
vom 26.09.2023
In der vierten Planarsitzung wurde im Wesentlichen das Ergebnisdokument durch die Projektleitung vorgestellt.
Die Projektergebnisse
Das Projekt zur Neuausrichtung der Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen, kurz „CIO-Projekt“ wurde erfolgreich abgeschlossen. Nach über 60 Projekttreffen und einer zehnmonatigen intensiven Projektarbeit mit den Kommunen können nun die erarbeiteten Ergebnisse, die aus dieser bedeutenden Zusammenarbeit hervorgegangen sind, veröffentlicht werden.
Stärkung der Zusammenarbeit von Land und Kommunen
Enge Kooperationen ermöglichen Skaleneffekte, Kosteneinsparungen und eine effektivere Nutzung der Ressourcen. Das Umsetzungs-Know-How der Kommunen ist in den Rechtssetzungsprozess des Landes einzubinden.
Nutzung gemeinsamer Infrastrukturen (Basisdienste)
Standards für Fachverfahren und digitale Anwendungen, gemeinsame Basisdienste, gemeinsame Infrastrukturen, die Bündelung von Ressourcen und Kompetenzen, u.a. im Rahmen von Shared-Services-Centern, bieten die Grundlage für die digitale Transformation auf allen Ebenen.
Bessere Vernetzung in der kommunalen Ebene
Zusammenarbeit zwischen den Kommunen fördert den Austausch von Erfahrungen, Wissen und bewährten Prozessen.
Möglichkeiten der Nachnutzung von vorhandenem Wissen und Prozessen
Erfolgreiche Lösungsansätze sollen übertragen und auf andere Bereiche adaptiert werden.
Schnellere Umsetzung
Die Kommunen sehen in der KITU die zentrale Drehscheibe für die schnelle Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen.
Gemeinsame Weiterbildung organisieren
Gemeinsame Weiterbildung sowie Digital-Lotsen fördern den Aufbau digitaler Kompetenzen.
Konkrete Maßnahmen auf den Weg bringen
Es sind Beschlüsse der kommunalen Vertretungskörperschaften notwendig, um Maßnahmen auf den Weg bringen. Auf Landesebene sind Maßnahmen des CIO notwendig.
Das Ergebnisdokument
- Eine Zusammenfassung der Ergebnisse, unterteilt in "Grundlagen", "Erste Maßnahmen" und "Festigende und dauerhafte Aufgaben".
- Handlungsempfehlungen (s. Abschnitt 7.2) der teilnehmenden Kommunen an den Beauftragten der Landesregierung für die Informationstechnik (CIO), die Landesverwaltung und alle Kommunen jetzt umsetzen
- Projekt-Management-Offices (PMO) aufbauen
- Finanzierung sicherstellen
- Eindeutige Ansprechpartner bestimmen
- Zusammenarbeitsstruktur dauerhaft sicherstellen
- Informationssicherheit fest verankern
- Einheitliches Vorgehensmodell schaffen
- Mit gemeinsamen Dienstleistern Fachkräftemangel bekämpfen
- Lebenslanges Lernen umsetzen
- Standards verwenden und zentrale Basisdienste nutzen
- Ökosystem aufbauen
- Die Möglichkeit, von den Erkenntnissen und Empfehlungen zu profitieren, um die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Land und Ihrer Gemeinde zu stärken.