Häufig gestellte Fragen zur ZSA-Machbarkeitsstudie
Wir antworten Ihnen auf häufig gestellte Fragen zur ZSA-Machbarkeitsstudie. Die Seite wird regelmäßig aktualisiert und erweitert.
Warum muss erst eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden?
Eine Machbarkeitsstudie ist notwendig um zu untersuchen, ob und in welchem Rahmen ein zentrales Serviceangebot in Sachsen-Anhalt umgesetzt werden kann und welchen Nutzen es bieten würde. Hierbei werden verschiedene regulatorische, prozessuale, IT-technische, finanzielle und personelle Aspekte näher betrachtet.
Ich habe Anregungen oder möchte einen Termin mit einer verantwortlichen Person vereinbaren. An wen kann ich mich wenden?
Für Ihre Rückfragen oder Anmerkungen steht Ihnen das Postfach zsa(at)sachsen-anhalt.de jederzeit gern zur Verfügung. Unser Projektteam freut sich auf den fachlichen Austausch mit Ihnen.
Woher bekomme ich Informationen zur ZSA-Machbarkeitsstudie?
Sie haben die Möglichkeit, sich über regelmäßige Statusupdates hier auf der OZG Sachsen-Anhalt Webseite oder über Newsletter OZG SachsenAnhaltsPunkte auf dem Laufenden zu halten. So bleiben Sie jederzeit über Fortschritte und Entwicklungen informiert.
Wie genau und in welchem Umfang sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden?
Das ZSA könnte ggf. Teile von OZG-Leistungen (z. B. Antragseingänge, Vorprüfungen) oder gesamte OZG-Leistungen als gebündelten Service anbieten. Somit würden Mitarbeiter z. B. bei der Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit und Korrektheit entlastet – oder sogar komplette Prozesse zentral angeboten. Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, soll die Machbarkeitsstudie, ausgehend von den Bedarfen der Kommunen, analysieren. Ebenso werden bei der Analyse mögliche Prozessoptimierungen betrachtet.
Welche IT-Lösungen könnten gebündelt werden, um die erhoffte Steigerung der Effizienz zu erreichen?
In einem ersten Schritt wird nur der Einsatz bereits etablierter Lösungen z. B. bestehende OZG-Fachverfahren analysiert. In einem ZSA wird davon ausgegangen, dass durch die Kombination aus einheitlichen IT-Lösungen und einheitlichen Schnittstellen Vorteile gegenüber häufig inkompatiblen/ stark individualisierten Lösungen bestehen. Die genaue IT-Architektur und Auswahl der IT-Lösungen hängt von den gewählten OZG-Leistungen und der Analyse der Prozesse ab.
Welche Verwaltungsprozesse sollen standardisiert/optimiert werden?
In Erstgesprächen mit interessierten Kommunen werden aktuell mögliche Prozesse für ein ZSA gesammelt. Ein zentraler Fokus liegt auf Prozessen, bei denen eine Vielzahl an Kommunen Optimierungsbedarfe z. B. wegen hoher Bearbeitungsdauer, grundsätzlichen Herausforderungen bei IT-Lösungen sieht. Somit können Lösungen gefunden werden, bei denen ein zentrales Serviceangebot auch vielen Kommunen durch einheitliche Umsetzung und mögliche Effizienzgewinne Vorteile bieten kann.
An wen richtet sich das zentrale Serviceangebot konkret?
Das zentrale Serviceangebot richtet sich konkret an die Fachbereiche und deren Mitarbeiter in den Verwaltungen, die in ihren täglichen Abläufen entlastet werden sollen, sowie an die IT-Abteilungen, die durch standardisierte und zentrale Lösungen unterstützt werden können. Im Rahmen der Machbarkeitsstudie wird anhand konkreter Prozesse analysiert, wo ein Unterstützungsbedarf besteht – sei es für vollständige Prozessabläufe oder spezifische Teilbereiche. Der jeweilige Unterstützungsgrad hängt von den individuellen Anforderungen der Verwaltungen ab.
In welchem Bereich liegt der Fokus der Standardisierungsmaßnahmen?
Der Fokus der Standardisierungsmaßnahmen liegt auf der Identifikation und Bündelung von Verwaltungsprozessen, die sich besonders für eine zentrale bzw. gebündelte Umsetzung eignen. Diese können auch reine interne Prozesse sein oder bürgernahe Verfahren. Dabei wird in enger Abstimmung mit den Kommunen geprüft, welche OZG-Prozesse aufgrund regulatorischer, fachlich-prozessualer, IT-technischer, finanzieller und personeller Kriterien umsetzbar sind. In einem ersten Schritt konzentriert sich die Analyse auf den Einsatz bereits etablierter Lösungen, insbesondere bestehender OZG-Fachverfahren. Ein wesentliches Ziel des zentralen Serviceangebots (ZSA) ist es, durch den Einsatz einheitlicher IT-Lösungen und standardisierter Schnittstellen die Herausforderungen inkompatibler und stark individualisierter Systeme zu überwinden und dadurch Effizienzgewinne für die Verwaltungen zu realisieren.
Gibt es bereits eine grobe Einschätzung des Arbeitsaufwands für Kommunen, die sich in das Pilotprojekt einbringen oder daran teilnehmen möchten?
Für Partnerkommunen beschränkt sich der Aufwand auf die Teilnahme an Interviews sowie die Bereitstellung relevanter Dokumente. In Erstgesprächen werden gemeinsam mögliche Prozesse erfasst, die für ein zentrales Serviceangebot (ZSA) infrage kommen. Der Fokus liegt dabei auf Prozessen mit hohem Optimierungsbedarf, etwa aufgrund langer Bearbeitungszeiten oder technischer Herausforderungen.
Pilotkommunen würden darüber hinaus in eine vertiefte Kooperation einsteigen, um die praktische Erprobung ausgewählter OZG-Leistungen über einen Zeitraum von etwa drei Monaten zu begleiten. Dies geschieht auf freiwilliger Basis – eine Teilnahme als Partnerkommune verpflichtet nicht zur späteren Pilotierung.