OZG-Umsetzung in Kammern
Worum geht es?
Im Kontext der Umsetzung von Kammerleistungen im Bereich der Beruflichen Bildung wurde im Dezember 2022 das Projekt „Berufliche Bildung – Zusammenarbeitsstrukturen mit Kammern“ ins Leben gerufen.
Das Projekt, gefördert aus Mitteln des Digitalisierungsbudgets der FITKO, übernahm die Steuerung und Gesamtkoordination für die Teilprojekte:
1 - Standardisierung
Ziel des Teilprojekts Standardisierung ist der medienbruchfreie Datenaustausch zwischen den Akteuren (z.B. Hochschulen, berufsbildende Schulen, Bildungsträger und Kammern) der beruflichen Bildung. Insbesondere die Nachnutzung digitaler Nachweise, wie z.B. Zeugnisse und Bescheinigungen aus dem Anwendungsbereich der Berufsbildung, steht im Vordergrund der Bearbeitung.
Vorteile von standardisierten und elektronisch untereinander austauschbaren Daten ergeben sich für Bildungsteilnehmende (z.B. Azubis) und den zuständigen Stellen beispielsweise im schnelleren Prüf-/Verfahren und bei der Fehlerreduktion.
Das Teilprojekt baut auf den Erkenntnissen von XBildung auf.
2 - Unterstützung
Ziel des Teilprojekts Unterstützung ist die bedarfsgerechte Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen für die Verantwortungsträger der Kammern. Anhand der FIM-Methodik werden bundesweit die Kammern bei der Erfassung und Digitalisierung ihrer Verwaltungsleistungen in der Eigenentwicklung unterstützt und vorhandene Arbeitswerkzeuge genutzt. Der Projekt-Scope umfasst grundsätzlich alle Kammerleistungen im Themenfeld Bildung zur OZG-Leistung 10748 („Berufliche Bildung“). Dies sind rund 70 Leistungen im Leistungskatalog.
1 Standardisierung
1.1 Status
Das Teilprojekt startete mit einer umfassenden Analyse des Umfeldes, um potenzielle Standardisierungsbedarfe im Bereich der beruflichen Bildung zu identifizieren. Grundlage hierfür war die Studie "Standardisierungsansätze für den Datenaustausch im Berufsbildungswesen“, die in Zusammenarbeit mit dem MID, zuständigen Stellen und deren Dachverbänden als Stakeholder erarbeitet wurde.
Auf Basis der Studie wurde die Definition of Ready gemäß der XÖV-Standardisierungsagenda erstellt. Das Ziel der Definition of Ready (DoR) ist es, die Anforderungen eines Bedarfsträgers klar zu definieren und ein gemeinsames Verständnis mit dem Standardisierungsboard über die Erwartungen an das Standardisierungsprojekt herzustellen. Der IT-Planungsrat hat das Vorhaben in seiner 43. Sitzung offiziell auf die Standardisierungsagenda aufgenommen (Beschluss: IT-Planungsrat – XBerufsbildung).
In enger Zusammenarbeit mit Kammern, Softwareherstellern, IT-Dienstleistern und Landesministerien arbeitet das Standardisierungsvorhaben in kleinen Arbeitskreisen daran, die strukturierte Erfassung und Verarbeitung relevanter Daten in der Sachbearbeitung zu standardisieren. Zwei Arbeitskreise konzentrieren sich auf die Themen Zeugnisse und Eintragungsdaten von Auszubildenden. Die Ergebnisse dieser Arbeitskreise bilden die Grundlage für die weitere Ausgestaltung des Standards XBerufsbildung.
Zentrale Meilensteine des Teilprojekts umfassen:
- Durchführung einer mehrteiligen Workshop-Reihe in den Jahren 2023 und 2024, in denen Ergebnisse präsentiert und diskutiert wurden.
- Modellierung von Prüfungszeugnissen, Fortbildungszeugnissen, AEVO-Zeugnissen sowie Eintragungsbestätigungen für die Berufsschulanmeldung.
- Erarbeitung einer zentralen Codeliste für Ausbildungsberufe in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit und dem BiBB. Der Pflegeprozess der Liste wird derzeit entwickelt, und ein jährlicher Release-Zyklus ist geplant.
- Synchronisation der FIM-Datenfelder mit XÖV-Standards zur Stärkung der Interoperabilität zwischen beiden Systemen.
Aktuell liegt die Spezifikation des Standards in der Version 0.4 vor. Erste Pilotprojekte umfassen die Ausstellung und das Einlesen digitaler Prüfungszeugnisse sowie den Austausch dieser Zeugnisse zwischen Kammern, beispielsweise im Rahmen der Fortbildungsanmeldung.
1.2 Nächste Schritte
- Nachrichtenaustausch Berufsschule – Kammer: Modellierung der Übertragung der Berufsschulnote für Abschlussprüfungszeugnisse gemäß §37 BBiG und §31 HWO. Die Novellierung des BBiG sieht diesen Prozess landesspezifisch ohne Antragstellung vor.
- Eintragungsdaten Berufsausbildungsverzeichnis: Unterstützung der Registermodernisierung durch sinnvolle Vernetzung relevanter Datenbestände.
- Individuelle Q&A-Sessions: Für jede Branchenkammer werden bedarfsorientierte Sitzungen angeboten – von niedrigschwelligen Einführungsthemen bis hin zu Fragen zur Registermodernisierung.
- Verstetigungsstrategie: Entwicklung eines Konzeptes für den Übergang in den Regelbetrieb. Ziele sind der Abschluss der Pilotphase mit mehreren Anwendungsfällen, die Nachweisführung der Funktionalität sowie die Einbindung aller relevanten Stakeholder.
Machen Sie mit!
Das Vorhaben lädt neue Stakeholder herzlich ein, sich an den Arbeitskreisen zu beteiligen. Für weitere Informationen oder bei Interesse an einer Teilnahme kontaktieren Sie uns bitte unter:
E-Mail: beteiligung(at)xberufsbildung.de
Weiterführende Informationen finden Sie unter: XBerufsbildung.de
2 Unterstützung FIM
2.1 Ausgangssituation und Vorgehen
Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, mit Sondermerkmal Kammern, zeigt einen sehr heterogenen Umsetzungsstand in den Kammern auf.
Besondere Herausforderungen bestehen u.a. in personeller, zeitlicher, fachlicher als auch finanzieller Art.
In Abstimmung mit den Kammern wurde daher ein Unterstützungsangebot zur Erstellung von FIM-Informationen für die Verwaltungsleistungen der OZG-Leistung 10748 „Berufliche Bildung“ vereinbart.
FIM-Informationen stellen eine Arbeitsgrundlage zur Entwicklung und Bereitstellung von digitalen OnlineDiensten bzw. Antragstellungen dar.
FIM-Informationen werden in die drei Bausteine unterteilt:
- FIM-Leistungen,
- FIM-Datenfelder
- FIM Prozesse
Gemeinsam mit Vertretern aus verschiedenen Kammern wurden in spezifischen Arbeitskreissitzungen insgesamt 24 Leika-Leistungen im Bereich der Berufliche Bildung priorisiert und FIM-Bausteine erarbeitet.
2.2 Ergebnisse
1. Erfassung und Beschreibung der Leistungen
Für alle 24 priorisierten Leistungen wurden generische Leistungsbeschreibungen erstellt.
- Nach Abschluss der Erstellung wurden die Leistungsbeschreibungen an die Landesredaktion Sachsen-Anhalt übergeben, um die Freigabe und anschließende Veröffentlichung sicherzustellen.
- Die Veröffentlichung erfolgte zunächst im Bürger- und Unternehmensportal (BUS) Sachsen-Anhalt, anschließend auch in weiteren Bundesländern sowie im Bundesportal.
- Die Beschreibungen sind bundesweit verwendbar und können durch Lokalinformationen – beispielsweise zu der zuständigen Kammer vor Ort – kammerspezifisch in den Landesportalen angepasst werden.
2. Modellierung des Prozesses unter Nutzung einheitlicher Standards
Während des Projektes wurden 12 Leistungen für eine Prozessmodellierung ausgewählt.
- Zu diesen Leistungen wurden BPMN-Prozessmodelle erstellt, die auf Basis der FIM-Methodik standardisiert und optimiert sind.
- Die Modelle wurden zur methodischen und fachlichen Freigabe an die zuständigen Ministerien des Landes Sachsen-Anhalt übergeben.
3. Modellierung der Datenfelder unter Nutzung einheitlicher Standards
Für 16 Leistungen wurden Datenfelder modelliert, um eine konsistente und standardisierte Datenerfassung zu gewährleisten.
- Die Datenschemata wurden ebenfalls unter Berücksichtigung der FIM-Methodik erstellt, und durch die Kammern freigegeben.
- Die Datenschemata wurden zur methodischen Freigabe an die zuständigen Ministerien des Landes Sachsen-Anhalt übergeben.
2.3 Projektabschluss und Unterlagen
Das Projekt wurde im Dezember 2024 erfolgreich abgeschlossen.
Alle erarbeiteten Inhalte sind öffentlich zugänglich und stehen unter „Medien und Downloads“ zur weiteren Verwendung bereit.
Zur Unterstützung und ggf. Blaupause für zukünftige Leistungspriorisierungen wurden die erforderlichen Handlungsschritte zur Erstellung von FIM-Leistungsbeschreibungen, Prozessmodellen und Datenfeldern in drei Anleitungen festgehalten. Die Anleitungen (PowerPoint) sind ebenfalls im Downloadbereich abrufbar.
Für den Zugriff auf im Projekt erstellte, aber noch nicht im Bundesportal verfügbare FIM-Bausteine wenden Sie sich bitte an Ihre Kammerdachorganisation. In der im Downloadbereich einzusehenden „Kontaktliste Kammern“ sind alle Kammern aufgeführt, welche im Projekt mitgewirkt haben und ggf. weitere Informationen oder Kontakte bereitstellen können