Der signifikant ansteigende Fachkräftemangel sowie knappe kommunale Haushalte stellen eine große Herausforderung für die Leistungsfähigkeit der Verwaltung in Sachsen-Anhalt dar. Lange Wartezeiten und komplexe Behördengänge sorgen für Unmut bei Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Das MID hat u.a. mit dem CIO-Projekt und dem GDST-Projekt zur Verbesserung der interkommunalen Zusammenarbeit im Bereich Digitales beigetragen. In diesen Projekten wurde der Wunsch der Kommunen nach gemeinsamer Leistungserbringung mit Unterstützung durch das Land geäußert, um die anstehenden Herausforderungen zu bewältigen.

In der Privatwirtschaft wird bei ähnlichen Herausforderungen auf zentrale Service-Einheiten (eng. Shared Services) gesetzt. Dieser bewährte Ansatz sollte im Rahmen eines freiwilligen, zentralen Service-Angebots auf die Verwaltung übertragen werden.

Ein ZSA soll als Verwaltungshelfer handeln, der Kommunen bei der Durchführung bestimmter Verwaltungsaufgaben unterstützt, aber – im Unterschied zum Beliehenen – nicht selbstständig tätig ist. Es nimmt nur Hilfstätigkeiten im Auftrag und nach Weisung der Kommune wahr, d.h. es handelt ohne eigene verwaltungsrechtliche Kompetenz und übt keine eigene Hoheitsmacht aus. Seine Handlungen werden der Verwaltung zugerechnet. Die Ausübung hoheitlicher Gewalt bleibt der Kommune vorbehalten.

Ein ZSA erfordert zu Beginn Investitionen, um entwickelt und etabliert werden zu können. Hierzu plant das Land, eine entsprechende Anschubfinanzierung sicherzustellen, damit der Aufbau des ZSA und die Nutzung im Jahr 2026 ohne zusätzliche Belastungen für die Kommunen möglich sind. Langfristig gesehen zahlen sich diese Investitionen in Form der Wirtschaftlichkeit aus, die auch in der Machbarkeitsstudie untersucht wurde.

Eine erste Betrachtung der Wirtschaftlichkeit zeigt sowohl monetäre als auch qualitative Vorteile. Eine Amortisation ist nach ca. 3 – 4 Jahren möglich. Betrachtet wurden insbesondere die Effizienzgewinne und die sogenannte „Digitalrendite“. Diese entsteht, wenn die gebündelte, digitalisierte Bearbeitung einer Leistung günstiger ist als die dezentrale Eigenbearbeitung durch die Kommune. Gründe sind optimierte Prozesse, Mengenrabatte im Softwareeinkauf und verkürzte Bearbeitungszeiten je Fall dank Spezialisierung.

Ein ZSA ist keine weitere Stufe im Prozess im klassischen Sinne, sondern eine Instanz der Bündelung. Durch diese können aufwändige Vollständigkeitsprüfungen, Nachforderungen und andere Backoffice-Tätigkeiten gebündelt werden. Allein bei der Leistung Wohngeld binden solche Tätigkeiten ca. 20% der Ressourcen, die durch eine Entlastung mittels ZSA für andere Tätigkeiten eingesetzt werden könnten.

Viele Kommunen müssen sehr ähnliche Dienstleistungen jeweils individuell in ihrer Kommune erbringen und stellen dafür Personal, IT und Prozesse jeweils einzeln bereit. Würden lediglich Schnittstellen und Onlinedienste zur Unterstützung hinzugezogen werden, würden sich die Redundanzen im Hinblick auf Personal und Prozesse nicht verändern und optimiert werden können.

Die Machbarkeitsstudie betrachtet ebenfalls den Einsatz eines Service-Angebots über Landesgrenzen hinaus. Dies ist jedoch nur eine Vorbetrachtung. Darüber hinaus ist ein enger Austausch zu anderen Bundesländern etabliert worden, die an ähnlichen Initiativen arbeiten.

Die Nutzung des ZSA ist freiwillig. Kommunen können sich beim MID melden und das Interesse im Rahmen einer Absichtserklärung hinterlegen.

Ziel ist es, kurzfristig Kommunen zu entlasten (insbesondere bei den erfolgreich pilotierten Leistungen im Bereich Wohngeld sowie Hundehaltung) und eine Basis für die Skalierung zu schaffen (z. B. durch entsprechende IT, regulatorischen Rahmen). Bis zum Sommer 2026 sollen die beiden Leistungen für die Kommunen verfügbar sein.